Shop settings
The ตั้งค่าร้าน (Shop settings) screen holds your shop's own details rather than its catalogue: the name, contact details and logo your customers see on a quote, the two PINs, the delivery options and VAT. Open it from the ร้าน (Shop) group in the menu.
The screen is four cards, each with its own save button at its foot, which saves that card only. If you change more than one card, press the save button of each card you changed. Anything changed but not saved is lost when you leave the screen, without the app asking. Once a card is saved, บันทึกแล้ว (Saved) appears.
What you save here applies to quote screens opened afterwards; one already open has to be reloaded first. See The admin area at a glance.
Name and contact details
The first card has three sections, ชื่อร้าน (Shop name), ข้อมูลติดต่อร้าน (The shop's contact details) and โลโก้ (Logo), all saved together by the บันทึก (Save) button at its foot.
- ชื่อร้าน (Shop name) must be filled in. It appears in the bar along the top of the quote screen, at the top of the admin menu, on the sign-in screen, on the browser tab, and at the head of the printed quote.
- ข้อมูลติดต่อร้าน (The shop's contact details) has three boxes, เบอร์โทร (Phone), ที่อยู่ร้าน (Shop address) and ช่องทางติดต่ออื่น (Other contact), such as your shop's LINE. All three appear under the shop's name on the quote, both on paper and in ดูตัวอย่าง (Preview), but not in the copied text. A box left empty is not printed.
ที่อยู่ร้าน (Shop address) can take several lines: press Enter for a new line, and the quote breaks the lines where you did.
The logo
The โลโก้ (Logo) section shows the logo in use under โลโก้ปัจจุบัน (Current logo). A shop that has not added one sees ยังไม่ได้ตั้งโลโก้ (No logo yet).
To add or change the logo:
- Press the ไฟล์โลโก้ (Logo file) box and choose a PNG, JPG or WebP picture of 512 KB or less. SVG files cannot be used.
- Press บันทึก (Save) at the foot of the card.
To take the logo off, tick ลบโลโก้ออก (Remove the logo) and press บันทึก (Save). The box is there only while your shop has a logo. While it is ticked, โลโก้ปัจจุบัน (Current logo) reads ยังไม่ได้ตั้งโลโก้ (No logo yet), and you cannot choose a new file.
The logo appears in the bar along the top of the quote screen, at the top of the admin menu, and beside the shop's name at the head of the printed quote. Everywhere, it is shown in a small square frame, so a very wide or very tall picture is shrunk until it looks small. A square picture works best.
Without a logo, the quote screen's top bar and the admin menu show a letter in a coloured box instead, and the quote shows the shop's name alone.
PINs
The shop admin can change either PIN on the รหัส PIN (PINs) card.
- Type the new PIN in the box for the one you are changing — รหัส PIN ผู้ดูแลร้าน (แก้ไขรายการสินค้าและตั้งค่าร้าน) (Admin PIN: edits the catalogue and the shop's settings) or รหัส PIN พนักงานหน้าร้าน (ทำใบเสนอราคาเท่านั้น) (Staff PIN: quotes only) — and again in the พิมพ์รหัส PIN อีกครั้ง (Type the PIN again) box under it.
- A PIN whose two boxes are both left empty does not change. You are never asked for the current PIN, so you can change the staff PIN without touching the admin's.
- Press บันทึกรหัส PIN (Save PINs).
A PIN must be 6 digits, and must not be the same as the other PIN. The boxes hide what you type, and the app never shows the PINs in use, so the boxes are empty every time you open the screen.
Once a PIN changes, every other device using it is signed out straight away and has to sign in again with the new one; the device you changed it on stays signed in. So changing the staff PIN is how you sign out every counter device at once, when someone leaves, for example.
Saving a PIN also lifts a lockout of that PIN. After 5 wrong PINs, the app stops accepting both the admin and the staff PIN for 15 minutes. If an admin who is still signed in saves either PIN again, even unchanged, that PIN works again straight away, without the wait; the other still waits, unless you save it too. Every other device using the PIN you saved is signed out, just as when it changes.
Keep the admin PIN with the people who look after the prices. Anyone who has it can open the admin area, change prices and change both PINs.
Delivery options
This card holds the choices in the การรับสินค้า (Delivery) box, which the counter staff choose from in the quote screen's ลูกค้า (Customer) step; see Customer details. The choice is printed on the quote.
- รับที่หน้าร้าน (Pick up at the shop) and จัดส่งพัสดุ (Ship by parcel) are the first two rows, labelled ค่าเริ่มต้น (Default). They are always offered and cannot be edited or removed.
- Your shop's own options come under those two. Until you add one, the card says ยังไม่ได้เพิ่มช่องทางของร้าน (No options of the shop's own yet).
To add an option:
- Press เพิ่มตัวเลือก (Add an option) for an empty box.
- Type the option's name, such as ส่ง Kerry (Kerry delivery).
- Press บันทึกช่องทางการรับสินค้า (Save delivery options).
To remove one, press the cross at the end of its box, or delete the text in the box, then press บันทึกช่องทางการรับสินค้า (Save delivery options). To rename one, edit it in its box and save the same way.
On the quote screen, your shop's options come after the first two, in the order they have on this card. A shop can add up to 20.
VAT
This card sets how a new quote starts out charging VAT. It is a starting point, not a rule: the counter staff can still change it on any quote, in the ปรับราคา (Adjustments) step. See Extras, discounts and VAT.
- ค่าเริ่มต้นของใบเสนอราคา (A new quote's default): choose one of three.
- ไม่คิดภาษี (No VAT), for a shop that is not VAT-registered.
- บวกภาษีเพิ่มจากราคา (Add VAT to the prices): your prices do not include VAT, so the total goes up.
- ราคารวมภาษีแล้ว (Prices include VAT): your prices include VAT already, so the total stays the same, but the VAT in it is shown separately.
- อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) is usually 7. Type the number only, without %, with no more than 2 decimal places, such as 7.5. The rate applies to both of the choices that charge VAT, and appears in the names of the quote screen's VAT choices, such as ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (VAT 7%).
Press บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม (Save VAT) to save. A shop that has never saved this card starts on ไม่คิดภาษี (No VAT), at 7%. A VAT-registered shop should set it before it starts quoting.
When a save is refused
These messages appear in the card, under the box to correct or under the card's heading. Put it right and press that card's save button again.
| Message | Where | What it means, and the fix |
|---|---|---|
| ต้องกรอกช่องนี้ (This box must be filled in) | Under ชื่อร้าน (Shop name) | The name is only spaces. Type the shop's name. |
| ยาวเกินไป (Too long) | Under a box in the first card | It is over 200 characters. Shorten it. |
| รองรับเฉพาะไฟล์ PNG, JPG และ WebP (Only PNG, JPG and WebP files) | Under ไฟล์โลโก้ (Logo file) | The file is another kind, such as SVG. Convert it to PNG first. |
| ไฟล์ใหญ่เกิน 512 KB กรุณาย่อขนาดก่อน (The file is over 512 KB; please make it smaller first) | Under ไฟล์โลโก้ (Logo file) | Make the picture smaller and choose it again. |
| ต้องกรอกช่องนี้ (This box must be filled in) | Above the PIN boxes | You saved without typing any PIN. Type at least one new PIN. |
| รหัส PIN ต้องเป็นตัวเลข 6 หลักเท่านั้น (A PIN must be exactly 6 digits) | Under a PIN box | It has a letter in it, or fewer than 6 digits. |
| รหัสผ่านสองช่องไม่ตรงกัน (The two boxes do not match) | Under พิมพ์รหัส PIN อีกครั้ง (Type the PIN again) | The two boxes differ. Type them again so they match. |
| รหัส PIN ผู้ดูแลร้านกับพนักงานหน้าร้านต้องไม่ซ้ำกัน ไม่อย่างนั้นพนักงานจะเข้าส่วนของผู้ดูแลได้ (The admin and staff PINs must differ, or the staff could open the admin's part) | Under the staff PIN box, or under the box of the PIN you changed | You set both PINs at once to the same PIN, and the message is under the staff box; or you changed one to the PIN the other has now, and the message is under the one you changed. Choose another PIN. |
| ตัวเลือกนี้มีอยู่แล้วเป็นค่าเริ่มต้น ไม่ต้องเพิ่มซ้ำ (This option is already a default; no need to add it again) | Under the ช่องทางการรับสินค้า (Delivery options) heading | You typed รับที่หน้าร้าน (Pick up at the shop) or จัดส่งพัสดุ (Ship by parcel), which are always offered. Remove that box. |
| ตัวเลือกนี้ซ้ำกับที่เพิ่มไว้แล้ว (This option repeats one already added) | Under the ช่องทางการรับสินค้า (Delivery options) heading | Two boxes have the same name. Remove the repeat. |
| ยาวเกินไป (Too long) | Under the ช่องทางการรับสินค้า (Delivery options) heading | An option's name is over 200 characters, or there are more than 20 options. |
| ต้องกรอกช่องนี้ (This box must be filled in) | Under อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) | The rate is empty. A rate is needed even with ไม่คิดภาษี (No VAT) chosen. |
| ต้องเป็นตัวเลข (Must be a number) | Under อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) | There is a letter or a % in it. Type the number only. |
| ต้องมากกว่า 0 — ถ้าไม่คิดภาษี ให้เลือกโหมดไม่คิดภาษี (Must be more than 0 — for no VAT, choose No VAT) | Under อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) | It is 0 or negative. For no VAT, choose ไม่คิดภาษี (No VAT), and leave the rate as it was. |
| ใส่ทศนิยมได้ไม่เกิน 2 ตำแหน่ง (No more than 2 decimal places) | Under อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) | It has more than 2 decimal places. Cut it to 2 or fewer. |
| จำนวนมากเกินไป (Too large) | Under อัตราภาษี (%) (VAT rate, %) | The rate is over 100. Check for an extra digit. |
ชื่อร้าน (Shop name) cannot be left empty. If you delete the whole name, the browser itself warns you at the box and saves nothing.
If บันทึกไม่สำเร็จ กรุณาลองใหม่ (Saving failed, please try again) appears at the bottom of the screen, save again. If the logo section shows ระบบยังไม่ได้ตั้งค่าที่เก็บไฟล์ จึงอัปโหลดโลโก้ไม่ได้ กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบ (File storage is not set up, so a logo cannot be uploaded; please contact the system administrator) in place of the ไฟล์โลโก้ (Logo file) box, contact us. Meanwhile the name and contact details still save as usual.
The guide's next page is The trash, also in the ร้าน (Shop) group.